Принимая участие во многих конференциях в качестве модератора и ведущего, я стал замечать некоторые организационные недостатки, которые мешают деловому событию стать ярким и интересным. Да, контент конференции – это одна из важных составляющих ее полезности и успеха, но ведь можно организовать мероприятие так, чтобы гостям было не только полезно, но и приятно проводить там время. Бытовой комфорт, неформальность, элемент праздника – это то, чего сильно не хватает нашим деловым событиям.
Но начать нужно с банального: контент. Часто организаторы не знают на 100% материал своих спикеров. Несколько раз в моей практике было так, что спикер или участник круглого стола выступает с темой, далекой от темы блока. Это, конечно, очень хорошо видно из зала, и ставит модератора в искусственное положение: вместо развития беседы вглубь приходится возвращать спикера к заявленной теме. Теряется драгоценное время, аудитория начинает скучать. Часто спикеры говорят о какой-нибудь своей собственной профессиональной боли, а не о практических или теоретических вопросах, интересующих аудиторию. Организаторам деловых событий действительно важно находить время, силы и терпение для предбрифингов со спикерами, изучать презентации, проговаривать будущие доклады. Нужно точно знать, о чем будет говорить спикер.
Иностранный спикер ценен не сам по себе, а все тем же – контентом. Доклады иностранных спикеров вообще крайне редко знакомы организаторам. По умолчанию считается, что иностранный гуру будет выступать с откровением и новым знанием, поэтому их презентации никто внимательно не изучает, а они – сюрприз! – часто говорят совсем не по теме и не привозят ничего интересного. Да, они добавляют конференции интереса, особенно в узких областях, где на российском рынке все эксперты уже поднадоели. Но это не отменяет главного: к иностранным спикерам должны применяться все критерии качества и проверки докладов. Еще как должны.
Когда вы говорите спикеру, что у него на доклад есть 20 минут – он так и думает. И готовит доклад на 20 минут. Ведь он не знает, что в вашей программе 20 минут выделено на объявление, приглашение, вывод презентации, доклад, вопросы из зала и розыгрыш приза. Поэтому не надо удивляться, расстраиваться и ругать спикеров и модераторов, если из-за вопросов из зала и пересменки спикеров тайминг растягивается. Есть 20 минут на каждое выступление? Значит, на сам доклад из них нужно выделить только 12. И тогда тайминг будет безупречен, гости останутся довольны, а спикер сможет ответить на большее количество вопросов из зала.
Деловое мероприятие не обязательно должно быть очень формальным и – будем честными – скучным. Где написано, что на конференции нельзя слушать музыку, смеяться, создавать из происходящего праздничную атмосферу? Организаторы торжественных мероприятий знают, как важна работа со светом, как важна работа ведущего, как оформить мероприятие музыкой и музыкальными отбивками – всё это прекрасно подходит и деловым форматам! Можно «отбить» выход спикера на сцену музыкальным джинглом. Участников встретят красивые хостесс, а не уставший от подготовки конференции персонал вашего офиса. Модератор будет шутить и смеяться на сцене. И поставьте уже, пожалуйста, звуковое оборудование с фоновой музыкой и микрофоном для ведущего в фойе – и пирожки есть приятнее, и ведущему будет легко собрать всех участников в зал. Совсем немного инструментов из арсенала организаторов развлекательных мероприятий – и ваша конференция засияет.
Ну и, конечно, про модераторов. «Модератором должен быть профессионал из рынка» - это ошибка. Модератором должен быть человек, который умеет читать, говорить и думать, а не только разбираться в узком вопросе. Чтобы дискуссия была интересной, ее нужно интересно вести. Нужно готовить и задавать правильные вопросы. Нужно выводить гостя на разговор и чувствовать аудиторию. Скучный специалист вашего рынка на одной сцене с молчаливым интровертным спикером – это прекрасный дуэт, если вы хотите получить унылый затянутый диалог. Но вы же не хотите, правда? Поэтому ищите ярких модераторов, тех, кто умеет говорить, кто не поленится прочитать рыночные справки, подготовит информацию и вопросы, тех, кто умеет следить за ходом доклада или беседы.
Игорь Полонский
Подготовлено специально для Event-live.ru