09 июля 2018
ЧТО МЕШАЕТ ДЕЛОВОМУ СОБЫТИЮ СТАТЬ ЯРКИМ И ИНТЕРЕСНЫМ?!
Назад

Принимая участие во многих конференциях в качестве модератора и ведущего, я стал замечать некоторые организационные недостатки, которые мешают деловому событию стать ярким и интересным. Да, контент конференции – это одна из важных составляющих ее полезности и успеха, но ведь можно организовать мероприятие так, чтобы гостям было не только полезно, но и приятно проводить там время. Бытовой комфорт, неформальность, элемент праздника – это то, чего сильно не хватает нашим деловым событиям.

Но начать нужно с банального: контент. Часто организаторы не знают на 100% материал своих спикеров. Несколько раз в моей практике было так, что спикер или участник круглого стола выступает с темой, далекой от темы блока. Это, конечно, очень хорошо видно из зала, и ставит модератора в искусственное положение: вместо развития беседы вглубь приходится возвращать спикера к заявленной теме. Теряется драгоценное время, аудитория начинает скучать. Часто спикеры говорят о какой-нибудь своей собственной профессиональной боли, а не о практических или теоретических вопросах, интересующих аудиторию. Организаторам деловых событий действительно важно находить время, силы и терпение для предбрифингов со спикерами, изучать презентации, проговаривать будущие доклады. Нужно точно знать, о чем будет говорить спикер.

Иностранный спикер ценен не сам по себе, а все тем же – контентом. Доклады иностранных спикеров вообще крайне редко знакомы организаторам. По умолчанию считается, что иностранный гуру будет выступать с откровением и новым знанием, поэтому их презентации никто внимательно не изучает, а они – сюрприз! – часто говорят совсем не по теме и не привозят ничего интересного. Да, они добавляют конференции интереса, особенно в узких областях, где на российском рынке все эксперты уже поднадоели. Но это не отменяет главного: к иностранным спикерам должны применяться все критерии качества и проверки докладов. Еще как должны.

Когда вы говорите спикеру, что у него на доклад есть 20 минут – он так и думает. И готовит доклад на 20 минут. Ведь он не знает, что в вашей программе 20 минут выделено на объявление, приглашение, вывод презентации, доклад, вопросы из зала и розыгрыш приза. Поэтому не надо удивляться, расстраиваться и ругать спикеров и модераторов, если из-за вопросов из зала и пересменки спикеров тайминг растягивается. Есть 20 минут на каждое выступление? Значит, на сам доклад из них нужно выделить только 12. И тогда тайминг будет безупречен, гости останутся довольны, а спикер сможет ответить на большее количество вопросов из зала.

Деловое мероприятие не обязательно должно быть очень формальным и – будем честными – скучным. Где написано, что на конференции нельзя слушать музыку, смеяться, создавать из происходящего праздничную атмосферу? Организаторы торжественных мероприятий знают, как важна работа со светом, как важна работа ведущего, как оформить мероприятие музыкой и музыкальными отбивками – всё это прекрасно подходит и деловым форматам! Можно «отбить» выход спикера на сцену музыкальным джинглом. Участников встретят красивые хостесс, а не уставший от подготовки конференции персонал вашего офиса. Модератор будет шутить и смеяться на сцене. И поставьте уже, пожалуйста, звуковое оборудование с фоновой музыкой и микрофоном для ведущего в фойе – и пирожки есть приятнее, и ведущему будет легко собрать всех участников в зал. Совсем немного инструментов из арсенала организаторов развлекательных мероприятий – и ваша конференция засияет.

Ну и, конечно, про модераторов. «Модератором должен быть профессионал из рынка» - это ошибка. Модератором должен быть человек, который умеет читать, говорить и думать, а не только разбираться в узком вопросе. Чтобы дискуссия была интересной, ее нужно интересно вести. Нужно готовить и задавать правильные вопросы. Нужно выводить гостя на разговор и чувствовать аудиторию. Скучный специалист вашего рынка на одной сцене с молчаливым интровертным спикером – это прекрасный дуэт, если вы хотите получить унылый затянутый диалог. Но вы же не хотите, правда? Поэтому ищите ярких модераторов, тех, кто умеет говорить, кто не поленится прочитать рыночные справки, подготовит информацию и вопросы, тех, кто умеет следить за ходом доклада или беседы.

 

Игорь Полонский

Подготовлено специально для Event-live.ru

Другие статьи

Так получилось, что уже больше десяти лет я участвую в организации деловых мероприятий для компаний рынка товаров для взрослых: производителей и поставщиков продукции, которая традиционно продаётся в секс-шопах. В 2004-2006 годах я работал в пресс-службе выставки «Эрос Москва», а в 2013 году нашим клиентом стала компания, входящая в ТОП-3 крупнейших дистрибьюторов товаров для взрослых в России.

Мы часто заблуждаемся, думая, что лучше клиента знаем, как делать то или иное мероприятие. Мол, у нас богатый опыт, мы больше видели, и вообще, мы — эксперты. Но здесь нас может подстерегать ошибка, ведь наш клиент может быть сильнее прокачен в организации конкретного типа мероприятий, которые он проводит часто и успешно. И знаете, что? Пора себе признаться: нам есть, что взять у клиентов на вооружение!

Для ивент-бизнеса очень важно наладить процесс передачи накопленного опыта от старших сотрудников к младшим. Чем опытнее сотрудник, тем меньше он обычно времени проводит за практической реализацией проектов и тем больше занимается концептуальными разработками, креативом, стратегическим управлением проектами или клиентскими отношениями. А практическая реализация отдается младшим сотрудникам: ассистентам, джуниорам, менеджерам. Именно тут кроется главная опасность: новичок может совершить банальные ошибки, из-за которых пострадает столь ценная репутация агентства. И чтобы качество проектов не падало, важно иметь системный процесс обучения и передачи знаний новичкам. Фактически, это жизненно важный бизнес-процесс, влияющий на стабильность качества и рост бизнеса. У нас есть несколько инструментов, которые мы традиционно применяем.

Не знаю, у всех ли ивент-менеджеров возникает такое чувство, но у меня – регулярно. Сложно описать, но это что-то вроде дихотомии самовосприятия: твои ежедневные профессиональные задачи и проблемы никак не вяжутся с тем, как твою профессию воспринимают окружающие люди. Еще пару лет назад моя бабушка предлагала мне «заняться каким-нибудь бизнесом», хотя у нас уже было действующее агентство, офис, мы платили налоги. До сих пор мне сложно объяснить людям в неформальном общении, чем именно мы занимаемся и что организация мероприятий – целая отрасль.

Корпоративное мероприятие сегодня очень сильно меняется. И дело не в изменении бюджетов или трендов. Внутренние события в компании подчиняются логике любого экономического процесса – они должны становиться эффективными. Любой бизнес стремится к увеличению эффективности, и каждый элемент бизнеса или компании должен приносить максимальную пользу, приносить возврат от инвестиций, давать ощутимый эффект в выручке, лояльности клиентов и сотрудников, узнаваемости и восприятии бренда. В том виде, в котором существовали корпоративные мероприятия еще 5-7 лет назад, не было ни эффективности, ни позитива для бизнеса. Сегодня все поменялось.

Информационное партнерство, медиа-сотрудничество, бартер – слова, которые наводят ужас и на PR-специалиста, и на журналиста. Первые понимают, что их ждут долгие уговоры, изобретение «плюшек» и бесконечных медиа-китов, а вторые знают, что теперь их будут мучить глупыми вопросами из серии: «Ну что, вы напишете про нас?», «А вы точно придёте? У нас же фуршет, и обед, и пакет с материалами для вас». В общем, обе стороны знают, что будет весело, суетно и, скорее всего, очень непросто. Так думают и 80% pr-менеджеров и журналистов, которым приходится работать в сложном, но крайне интересном поле конференционного пиара.

Церемония награждения — один из самых любимых форматов многих event-менеджеров. Тут нет места для пустой болтовни, ведущим не нужно придумывать конкурсы, чтобы разбавить шоу, в организации не должно оставаться места для неподготовленных сюрпризов и открытий. Четкость логистики и детальность сценария здесь важнее креатива и оформления. Церемония награждения — очень строгий формат мероприятия, а проблемы у всех организаторов одни и те же: как удержать внимание зрителей и как не испортить минуту славы победителям.

Недавно у нас на собеседовании была девушка, которая в ответ на гордый рассказ о том, в каких городах мы уже поработали, с ужасом спросила: «Надеюсь, не слишком часто надо будет уезжать?!.» Честно говоря, я даже не сразу понял суть вопроса, поскольку мне в голову не могло прийти, что человек, который хочет устроиться в ивент-агентство, не хочет поездить с мероприятиями в разные города и страны. Оказалось, все именно так. Она, конечно, нам не подошла – по этой и другим причинам. И мне подумалось, что профессия ивент-менеджера требует вполне конкретных свойств личности, то есть далеко не каждый человек сможет стать настоящим организатором мероприятий.