09 июля 2018
У КЛИЕНТОВ ЕСТЬ, ЧЕМУ ПОУЧИТЬСЯ
Назад

Мы часто заблуждаемся, думая, что лучше клиента знаем, как делать то или иное мероприятие. Мол, у нас богатый опыт, мы больше видели, и вообще, мы — эксперты. Но здесь нас может подстерегать ошибка, ведь наш клиент может быть сильнее прокачен в организации конкретного типа мероприятий, которые он проводит часто и успешно. И знаете, что? Пора себе признаться: нам есть, что взять у клиентов на вооружение!

Даже не буду говорить про системный подход, организованность, документальное сопровождение, формализованные коммуникации — это даже не обсуждается. В любой крупной компании бизнес-процессы поставлены лучше, чем в креативном агентстве, и нам обязательно нужно перенимать такой опыт. Сейчас я имею в виду нюансы, хитрости, составляющие части мероприятий, которые клиенты знают и умеют использовать лучше нас. Вот лишь несколько случаев из нашей практики:

— Клиент, который каждый год проводит церемонию награждения для большого количества сотрудников, подсказал красивую идею: сделать так, чтобы награду лучшему сотруднику на сцене передавал победитель прошлогодней церемонии. Этот приём почти не используется в отраслевых церемониях награждения, но на внутрикорпоративном мероприятии он работает на лояльность и усиливает трогательность момента.

— Другой клиент при организации церемонии награждения более 100 сотрудников научил нас сразу собирать всех награждаемых людей в одном месте рядом со сценой для экономии времени. В тот раз мы персонально наградили каждого из ста человек менее, чем за час.

— Клиент, у которого 10-12 раз в году проходят круглые столы, научил нас ставить перед участниками совещания маленькие плошки с мини-карамелью. После двухчасового пребывания за столом конфетка позволяет немного взбодриться и вернуть контроль над информацией вокруг.

— Сыроваренная компания настоятельно попросила нас найти представителя, казалось бы, несуществующей в России профессии — сырного сомелье. Людей, специализирующихся на описании вкусовых свойств сыра и способных о них рассказать, — единицы, и, конечно, теперь мы эксперты в этой области.

— Компания — мобильный оператор — подсказала, что на корпоративных телефонах предусмотрена блокировка отправки SMS на короткие номера, и теперь мы всегда арендуем и короткий, и федеральный номер для SMS-чатов и голосований.

И таких примеров — сотни. Клиент может лучше знать свою аудиторию. Быть в курсе подводных камней площадки или узкоформатного мероприятия. Для себя мы решили однозначно: есть ситуации, когда и мы можем чему-то научиться у нашего заказчика. Необходимо прислушиваться к их идеям, а иногда и самим спрашивать совета.

 

Игорь Полонский

Впервые опубликовано на Event-Forum.ru

Другие статьи

Так получилось, что уже больше десяти лет я участвую в организации деловых мероприятий для компаний рынка товаров для взрослых: производителей и поставщиков продукции, которая традиционно продаётся в секс-шопах. В 2004-2006 годах я работал в пресс-службе выставки «Эрос Москва», а в 2013 году нашим клиентом стала компания, входящая в ТОП-3 крупнейших дистрибьюторов товаров для взрослых в России.

Для ивент-бизнеса очень важно наладить процесс передачи накопленного опыта от старших сотрудников к младшим. Чем опытнее сотрудник, тем меньше он обычно времени проводит за практической реализацией проектов и тем больше занимается концептуальными разработками, креативом, стратегическим управлением проектами или клиентскими отношениями. А практическая реализация отдается младшим сотрудникам: ассистентам, джуниорам, менеджерам. Именно тут кроется главная опасность: новичок может совершить банальные ошибки, из-за которых пострадает столь ценная репутация агентства. И чтобы качество проектов не падало, важно иметь системный процесс обучения и передачи знаний новичкам. Фактически, это жизненно важный бизнес-процесс, влияющий на стабильность качества и рост бизнеса. У нас есть несколько инструментов, которые мы традиционно применяем.

Принимая участие во многих конференциях в качестве модератора и ведущего, я стал замечать некоторые организационные недостатки, которые мешают деловому событию стать ярким и интересным. Да, контент конференции – это одна из важных составляющих ее полезности и успеха, но ведь можно организовать мероприятие так, чтобы гостям было не только полезно, но и приятно проводить там время. Бытовой комфорт, неформальность, элемент праздника – это то, чего сильно не хватает нашим деловым событиям.

Не знаю, у всех ли ивент-менеджеров возникает такое чувство, но у меня – регулярно. Сложно описать, но это что-то вроде дихотомии самовосприятия: твои ежедневные профессиональные задачи и проблемы никак не вяжутся с тем, как твою профессию воспринимают окружающие люди. Еще пару лет назад моя бабушка предлагала мне «заняться каким-нибудь бизнесом», хотя у нас уже было действующее агентство, офис, мы платили налоги. До сих пор мне сложно объяснить людям в неформальном общении, чем именно мы занимаемся и что организация мероприятий – целая отрасль.

Корпоративное мероприятие сегодня очень сильно меняется. И дело не в изменении бюджетов или трендов. Внутренние события в компании подчиняются логике любого экономического процесса – они должны становиться эффективными. Любой бизнес стремится к увеличению эффективности, и каждый элемент бизнеса или компании должен приносить максимальную пользу, приносить возврат от инвестиций, давать ощутимый эффект в выручке, лояльности клиентов и сотрудников, узнаваемости и восприятии бренда. В том виде, в котором существовали корпоративные мероприятия еще 5-7 лет назад, не было ни эффективности, ни позитива для бизнеса. Сегодня все поменялось.

Информационное партнерство, медиа-сотрудничество, бартер – слова, которые наводят ужас и на PR-специалиста, и на журналиста. Первые понимают, что их ждут долгие уговоры, изобретение «плюшек» и бесконечных медиа-китов, а вторые знают, что теперь их будут мучить глупыми вопросами из серии: «Ну что, вы напишете про нас?», «А вы точно придёте? У нас же фуршет, и обед, и пакет с материалами для вас». В общем, обе стороны знают, что будет весело, суетно и, скорее всего, очень непросто. Так думают и 80% pr-менеджеров и журналистов, которым приходится работать в сложном, но крайне интересном поле конференционного пиара.

Церемония награждения — один из самых любимых форматов многих event-менеджеров. Тут нет места для пустой болтовни, ведущим не нужно придумывать конкурсы, чтобы разбавить шоу, в организации не должно оставаться места для неподготовленных сюрпризов и открытий. Четкость логистики и детальность сценария здесь важнее креатива и оформления. Церемония награждения — очень строгий формат мероприятия, а проблемы у всех организаторов одни и те же: как удержать внимание зрителей и как не испортить минуту славы победителям.

Недавно у нас на собеседовании была девушка, которая в ответ на гордый рассказ о том, в каких городах мы уже поработали, с ужасом спросила: «Надеюсь, не слишком часто надо будет уезжать?!.» Честно говоря, я даже не сразу понял суть вопроса, поскольку мне в голову не могло прийти, что человек, который хочет устроиться в ивент-агентство, не хочет поездить с мероприятиями в разные города и страны. Оказалось, все именно так. Она, конечно, нам не подошла – по этой и другим причинам. И мне подумалось, что профессия ивент-менеджера требует вполне конкретных свойств личности, то есть далеко не каждый человек сможет стать настоящим организатором мероприятий.