09 июля 2018
7 СПОСОБОВ ПРЕВРАТИТЬ НОВИЧКА В ПРОФИ
Назад

Для ивент-бизнеса очень важно наладить процесс передачи накопленного опыта от старших сотрудников к младшим. Чем опытнее сотрудник, тем меньше он обычно времени проводит за практической реализацией проектов и тем больше занимается концептуальными разработками, креативом, стратегическим управлением проектами или клиентскими отношениями. А практическая реализация отдается младшим сотрудникам: ассистентам, джуниорам, менеджерам. Именно тут кроется главная опасность: новичок может совершить банальные ошибки, из-за которых пострадает столь ценная репутация агентства. И чтобы качество проектов не падало, важно иметь системный процесс обучения и передачи знаний новичкам. Фактически, это жизненно важный бизнес-процесс, влияющий на стабильность качества и рост бизнеса. У нас есть несколько инструментов, которые мы традиционно применяем.

1. Работаем по схеме «1 + 1»

Во-первых, каждая проектная команда всегда состоит из набора опытных и неопытных сотрудников. Даже в самые сложные дни, когда совмещаются несколько проектов одновременно, мы стараемся разделять проекты так, чтобы везде было по одному новичку и по одному опытному сотруднику.

2. Начинаем с простого

Самостоятельная работа над проектом обычно всегда начинается с базовых и простых в реализации мероприятий, и желательно – с многолетним клиентом, где подушка лояльности достаточна для того, чтобы без потерь пережить возможные небольшие промахи. Конечно, более опытные сотрудники подробно и по несколько раз разжевывают новичкам даже простейшие вещи. Лучше потратить пять минут, чем лишиться доверия заказчика из-за ерундовой ошибки.

3. Практикуем смену лифтов

Независимо от уровня сотрудника мы стараемся распределять проектные команды таким образом, чтобы в течение года каждый сотрудник принял участие и увидел максимально разнообразное количество проектов: деловых, уличных, выездных в других городах, корпоративных, клубных, и так далее. Нужно, чтобы все наши сотрудники представляли особенности и характеристики проектов всех возможных форматов.

4. Ориентируем сотрудников на саморазвитие

Помимо обучения на практике, мы обязательно следим за теоретической подкованностью и развитием. Со всеми сотрудниками у нас есть договоренность о том, что в течение года компания оплачивает им два однодневных-двухдневных мастер-класса (тренинга). Причем один обязательно должен быть на профессиональную тему, а второй может быть на смежную тему, которую выбирает сотрудник: музыка, маркетинг, режиссура, театр или публичные выступления.

5. Приучаем читать

У нас есть небольшая офисная библиотека с бизнес-литературой о маркетинге, управлении проектами, развитии мышления, креативе. Всем сотрудникам в качестве подарка выдаются книги по тематике, близкой ивентингу: их настоятельно рекомендуется прочитать. Кроме того, в нашей отрасли есть ряд специализированных информационных порталов, куда мы отправляем свои статьи. А внутри коллектива мы пересылаем друг другу интересные кейсы и решения. Вообще – и меня это очень радует – наши сотрудники активно интересуются опытом рынка ивентов, изучая статьи, отчетные ролики конкурентов, шорт-листы профессиональных премий. Важно быть в рынке и в тусовке.

6. Вовлекаем в профессиональную тусовку

Пользуясь собственным служебным положением и связями, я стараюсь включать нескольких сотрудников в список каждой тематической конференции, где меня приглашают в качестве спикера или модератора. Эти конференции необходимы нам для продвижения бренда, а попутно наши сотрудники имеют возможность быть в тусовке, слушать новые кейсы, знакомиться с рынком подрядчиков – и все это бесплатно.

7. Проводим уроки мастерства И наше ноу-хау – это узкоспециализированные мастер-классы от признанных специалистов в различных сферах, которые проходят у нас прямо в офисе. Раз в месяц мы приглашаем к себе в гости практиков в области клиентского сервиса, спонсорства, технического продакшена, декора, коммуникаций, продаж, сценической застройки. И они проводят для нас короткий мастер-класс с примерами из собственного опыта. У нас есть все необходимое для inhouse-обучения: большой экран на стене, звуковое оборудование, комфортные диваны и кресла, много кофе. Это позволяет создать неформальную установку и проводить мастер-классы с максимальным погружением, разбором реальных кейсов, с советами от экспертов. Нашим гостям эти встречи интересны тем, что они продвигают свои продукты и услуги, а наши менеджеры получают новые знания о возможностях и технологиях. Кому-то из спикеров мы за выступления платим, но взамен получаем максимальную экспертизу и эксклюзивную информацию. Одним из направлений нашей деятельности являются интеграции брендов в крупные культурные события. Поэтому чтобы расширить знания в этой области, мы пригласили провести мастер-класс по спонсорству известного эксперта Евгению Мальцеву. В другие дни к нам приходили друзья, ранее работавшие в крупных ивент-агентствах. Они рассказывали о том, как построены те или иные процессы в компаниях, лидирующих на нашем рынке. Такое общение здорово расширяет горизонт, позволяет выходить из своей «шкатулки» и получать прилив новую крови.

 

Игорь Полонский

Подготовлено специально для E-xecutive.ru

Другие статьи

Так получилось, что уже больше десяти лет я участвую в организации деловых мероприятий для компаний рынка товаров для взрослых: производителей и поставщиков продукции, которая традиционно продаётся в секс-шопах. В 2004-2006 годах я работал в пресс-службе выставки «Эрос Москва», а в 2013 году нашим клиентом стала компания, входящая в ТОП-3 крупнейших дистрибьюторов товаров для взрослых в России.

Мы часто заблуждаемся, думая, что лучше клиента знаем, как делать то или иное мероприятие. Мол, у нас богатый опыт, мы больше видели, и вообще, мы — эксперты. Но здесь нас может подстерегать ошибка, ведь наш клиент может быть сильнее прокачен в организации конкретного типа мероприятий, которые он проводит часто и успешно. И знаете, что? Пора себе признаться: нам есть, что взять у клиентов на вооружение!

Принимая участие во многих конференциях в качестве модератора и ведущего, я стал замечать некоторые организационные недостатки, которые мешают деловому событию стать ярким и интересным. Да, контент конференции – это одна из важных составляющих ее полезности и успеха, но ведь можно организовать мероприятие так, чтобы гостям было не только полезно, но и приятно проводить там время. Бытовой комфорт, неформальность, элемент праздника – это то, чего сильно не хватает нашим деловым событиям.

Не знаю, у всех ли ивент-менеджеров возникает такое чувство, но у меня – регулярно. Сложно описать, но это что-то вроде дихотомии самовосприятия: твои ежедневные профессиональные задачи и проблемы никак не вяжутся с тем, как твою профессию воспринимают окружающие люди. Еще пару лет назад моя бабушка предлагала мне «заняться каким-нибудь бизнесом», хотя у нас уже было действующее агентство, офис, мы платили налоги. До сих пор мне сложно объяснить людям в неформальном общении, чем именно мы занимаемся и что организация мероприятий – целая отрасль.

Корпоративное мероприятие сегодня очень сильно меняется. И дело не в изменении бюджетов или трендов. Внутренние события в компании подчиняются логике любого экономического процесса – они должны становиться эффективными. Любой бизнес стремится к увеличению эффективности, и каждый элемент бизнеса или компании должен приносить максимальную пользу, приносить возврат от инвестиций, давать ощутимый эффект в выручке, лояльности клиентов и сотрудников, узнаваемости и восприятии бренда. В том виде, в котором существовали корпоративные мероприятия еще 5-7 лет назад, не было ни эффективности, ни позитива для бизнеса. Сегодня все поменялось.

Информационное партнерство, медиа-сотрудничество, бартер – слова, которые наводят ужас и на PR-специалиста, и на журналиста. Первые понимают, что их ждут долгие уговоры, изобретение «плюшек» и бесконечных медиа-китов, а вторые знают, что теперь их будут мучить глупыми вопросами из серии: «Ну что, вы напишете про нас?», «А вы точно придёте? У нас же фуршет, и обед, и пакет с материалами для вас». В общем, обе стороны знают, что будет весело, суетно и, скорее всего, очень непросто. Так думают и 80% pr-менеджеров и журналистов, которым приходится работать в сложном, но крайне интересном поле конференционного пиара.

Церемония награждения — один из самых любимых форматов многих event-менеджеров. Тут нет места для пустой болтовни, ведущим не нужно придумывать конкурсы, чтобы разбавить шоу, в организации не должно оставаться места для неподготовленных сюрпризов и открытий. Четкость логистики и детальность сценария здесь важнее креатива и оформления. Церемония награждения — очень строгий формат мероприятия, а проблемы у всех организаторов одни и те же: как удержать внимание зрителей и как не испортить минуту славы победителям.

Недавно у нас на собеседовании была девушка, которая в ответ на гордый рассказ о том, в каких городах мы уже поработали, с ужасом спросила: «Надеюсь, не слишком часто надо будет уезжать?!.» Честно говоря, я даже не сразу понял суть вопроса, поскольку мне в голову не могло прийти, что человек, который хочет устроиться в ивент-агентство, не хочет поездить с мероприятиями в разные города и страны. Оказалось, все именно так. Она, конечно, нам не подошла – по этой и другим причинам. И мне подумалось, что профессия ивент-менеджера требует вполне конкретных свойств личности, то есть далеко не каждый человек сможет стать настоящим организатором мероприятий.