09 июля 2018
ТОРЖЕСТВЕННАЯ ЦЕРЕМОНИЯ НАГРАЖДЕНИЯ: 10 ПРАКТИЧЕСКИХ СОВЕТОВ ПО ОРГАНИЗАЦИИ
Назад

Церемония награждения — один из самых любимых форматов многих event-менеджеров. Тут нет места для пустой болтовни, ведущим не нужно придумывать конкурсы, чтобы разбавить шоу, в организации не должно оставаться места для неподготовленных сюрпризов и открытий. Четкость логистики и детальность сценария здесь важнее креатива и оформления. Церемония награждения — очень строгий формат мероприятия, а проблемы у всех организаторов одни и те же: как удержать внимание зрителей и как не испортить минуту славы победителям.

1. Максимально детальный сценарий

Сценарий ведущих должен быть максимально детальным и включать все возможные имена, должности и названия. Приглашая на сцену кого-то для объявления победителя, необходимо назвать и имя, и должность человека. По возможности нужно вписать в сценарий ведущих названия и имена всех победителей, а не надеяться на то, что объявляющий произнесет все громко и правильно. Не экономьте бумагу – впишите в тексты ведущего все места, где на сцену должны выйти модели с наградами, все музыкальные отбивки и все видеоматериалы. Не ленитесь по пять раз писать название каждой номинации. Лучше потратить на сценарий побольше времени, но избежать путаницы с именами и таймингами.

2. Дежурные фразы ведущих

Пусть ведущие используют ключевые слова. «Внимание на экран!», «Мы приглашаем на сцену…», «Благодарим победителей и просим спуститься в зал» — эти и подобные фразы помогут всем участникам процесса сориентироваться в происходящем. Если победитель выходит на сцену впервые в жизни — ему надо помочь понять, когда можно сказать речь, а когда нужно уйти. Это же касается всех гостей, объявляющих победителей, а также режиссеров трансляции и диджеев. Пусть ведущие будут именно ведущими и будут соединять гостей, зрителей, постановочную группу и бэкстейдж с помощью прямых указаний.

3. Проверка присутствия

Перед началом церемонии награждения обязательно уточните присутствие всех награждающих и всех победителей в зале. И предупредите ведущих об отсутствии кого-то из них. А также назначьте в организационной группе ответственного за получение наград в случае, если победитель не явился. Это позволит избежать неловких пауз и тишины в процессе объявления победителей.

4. Без лишних слов

Длинные креативные подводки к номинациям остались в прошлом. Сегодня церемония награждения должна быть очень динамичной, а ведущие должны говорить как можно меньше слов — и только по делу. Лучше отдать это время в сценарии на речи победителей и партнеров, чем вставлять бессмысленные притянутые за уши слова ведущих.

5. Правило «сэндвича»

Единообразный монотонный ход церемонии награждения будет казаться более динамичным, если применить правило «сэндвича»: каждое действие должно быть максимально коротким, а самих действий должно быть много. Объявили номинацию — 5 секунд видео — пригласили вручающего — музыкальная отбивка — речь вручающего — в номинации представлены — 30 секунд видео — назвали победителя — музыкальная отбивка — вручили награду — аплодисменты. Чем больше действий, и чем короче каждое, тем ярче и динамичнее выглядит церемония награждения в целом.

6. Самое интересное на сладкое

Оставляйте на финал номинации, интересные наибольшему количеству зрителей в зале. Мы часто совершаем ошибку, награждая, условно говоря, сначала «Лучшего рабочего», а в конце «Лучшего топ-менеджера». А надо наоборот, чтобы основная масса людей досиживала в зале до конца представления.

7. Минута славы

Не лишайте победителей минуты славы. Если уж человек приглашен на сцену- то пусть задержится на ней хоть чуть-чуть. Не так уж много живого времени отнимает непосредственно победитель, а ведь все мероприятие делается именно для них.

8. Без вариантов выбора

Не давайте зрителям возможности проводить время за дверями церемонии награждения. На время вручения наград не должно быть других точек интереса: ни фуршетов, ни лаунж-зон с музыкой, ни напитков. Выбор у зрителя должен быть простой: или смотри церемонию награждения, или иди домой. Не должно быть возможности приятно провести время в фойе.

9. Повторение — залог успеха

Не пренебрегайте возможностью проведения репетиции с ведущими и моделями на сцене. Чем подробнее и детальнее вы отрепетируете, тем меньше шансов на ошибку оставите диджею, режиссеру трансляции и выпускающему режиссеру. Нет большей радости режиссеру-постановщику, чем стоять в пультовой и смотреть, как ровно и гладко идет его мероприятие. Залог этого — детальный сценарий и репетиции.

10. Зоны ответственности фотографов

Позаботьтесь о фотографах: поставьте подиум перед сценой, распределите, кто снимает общие планы и зал, а кто — крупные планы на сцене. Лучше иметь два разных фотоотчета, чем два одинаково неполных.

 

Игорь Полонский

Впервый опубликовано на Event.ru

Другие статьи

Компании, в которых развита корпоративная культура, где есть традиция отмечать важные события крупными внутренними мероприятиями, испытывают все больше сложностей с организацией новогодних праздников. Пятнадцать, двадцать лет подряд устраивать корпоративные мероприятия для своих сотрудников – это сложно, требует большого внутреннего ресурса. Идеи небесконечны и крупным компаниям требуется всё больше внутреннего и внешнего креатива для разработки таких событий.

Так получилось, что уже больше десяти лет я участвую в организации деловых мероприятий для компаний рынка товаров для взрослых: производителей и поставщиков продукции, которая традиционно продаётся в секс-шопах. В 2004-2006 годах я работал в пресс-службе выставки «Эрос Москва», а в 2013 году нашим клиентом стала компания, входящая в ТОП-3 крупнейших дистрибьюторов товаров для взрослых в России.

Мы часто заблуждаемся, думая, что лучше клиента знаем, как делать то или иное мероприятие. Мол, у нас богатый опыт, мы больше видели, и вообще, мы — эксперты. Но здесь нас может подстерегать ошибка, ведь наш клиент может быть сильнее прокачен в организации конкретного типа мероприятий, которые он проводит часто и успешно. И знаете, что? Пора себе признаться: нам есть, что взять у клиентов на вооружение!

Для ивент-бизнеса очень важно наладить процесс передачи накопленного опыта от старших сотрудников к младшим. Чем опытнее сотрудник, тем меньше он обычно времени проводит за практической реализацией проектов и тем больше занимается концептуальными разработками, креативом, стратегическим управлением проектами или клиентскими отношениями. А практическая реализация отдается младшим сотрудникам: ассистентам, джуниорам, менеджерам. Именно тут кроется главная опасность: новичок может совершить банальные ошибки, из-за которых пострадает столь ценная репутация агентства. И чтобы качество проектов не падало, важно иметь системный процесс обучения и передачи знаний новичкам. Фактически, это жизненно важный бизнес-процесс, влияющий на стабильность качества и рост бизнеса. У нас есть несколько инструментов, которые мы традиционно применяем.

Принимая участие во многих конференциях в качестве модератора и ведущего, я стал замечать некоторые организационные недостатки, которые мешают деловому событию стать ярким и интересным. Да, контент конференции – это одна из важных составляющих ее полезности и успеха, но ведь можно организовать мероприятие так, чтобы гостям было не только полезно, но и приятно проводить там время. Бытовой комфорт, неформальность, элемент праздника – это то, чего сильно не хватает нашим деловым событиям.

Не знаю, у всех ли ивент-менеджеров возникает такое чувство, но у меня – регулярно. Сложно описать, но это что-то вроде дихотомии самовосприятия: твои ежедневные профессиональные задачи и проблемы никак не вяжутся с тем, как твою профессию воспринимают окружающие люди. Еще пару лет назад моя бабушка предлагала мне «заняться каким-нибудь бизнесом», хотя у нас уже было действующее агентство, офис, мы платили налоги. До сих пор мне сложно объяснить людям в неформальном общении, чем именно мы занимаемся и что организация мероприятий – целая отрасль.

Корпоративное мероприятие сегодня очень сильно меняется. И дело не в изменении бюджетов или трендов. Внутренние события в компании подчиняются логике любого экономического процесса – они должны становиться эффективными. Любой бизнес стремится к увеличению эффективности, и каждый элемент бизнеса или компании должен приносить максимальную пользу, приносить возврат от инвестиций, давать ощутимый эффект в выручке, лояльности клиентов и сотрудников, узнаваемости и восприятии бренда. В том виде, в котором существовали корпоративные мероприятия еще 5-7 лет назад, не было ни эффективности, ни позитива для бизнеса. Сегодня все поменялось.

Информационное партнерство, медиа-сотрудничество, бартер – слова, которые наводят ужас и на PR-специалиста, и на журналиста. Первые понимают, что их ждут долгие уговоры, изобретение «плюшек» и бесконечных медиа-китов, а вторые знают, что теперь их будут мучить глупыми вопросами из серии: «Ну что, вы напишете про нас?», «А вы точно придёте? У нас же фуршет, и обед, и пакет с материалами для вас». В общем, обе стороны знают, что будет весело, суетно и, скорее всего, очень непросто. Так думают и 80% pr-менеджеров и журналистов, которым приходится работать в сложном, но крайне интересном поле конференционного пиара.