На самом деле, такая тенденция появилась еще в 2008 году, и с тех пор наблюдается устойчивый тренд на рационализацию расходов на проведение корпоративных мероприятий. Для многих крупных агентств, привыкших к безграничным HR-бюджетам, такая тенденция – трагедия, но для молодых и более гибких игроков рынка – это возможность проявить себя и предложить заказчику оптимальное решение, учитывающее реальное положение дел.

Само по себе снижение бюджета на организацию корпоративных мероприятий не является фактором, который снижает ценность и качество события. Качество мероприятия определяется комфортом гостей, эмоциональной атмосферой, точностью коммуникации, релевантностью целевой аудитории. Согласитесь, скучный банкет в очень дорогом месте с артистами, которые не близки вашим сотрудникам, сам по себе не может стать успешным событием. Поэтому экономить на мероприятиях можно и часто нужно. Но делать это нужно так, чтобы гости не чувствовали экономии на себе.

1. Экономить на мелочах – бессмысленно

По статистике, от 40 до 90% стоимости мероприятия может занимать аренда места проведения, еда и напитки, организация развлекательной программы. То есть, такие затраты, как стоимость услуг фотографов, производство полиграфической продукции, услуги дизайнера, хостесс, декорирование –занимают незначительную часть бюджета мероприятия.

Отменять фотографа или пригласительные билеты – это не эффективный путь экономии. Если уж начинать экономить – то надо работать с основными затратными статьями.

2. Основа статья экономии – это формат мероприятия

Есть факторы, которые значительно влияют на стоимость мероприятия в целом. Например, дата события: в пятницу и субботу стоимость площадок и артистов традиционно выше, чем с понедельника по четверг. В пиковые месяцы (декабрь-январь) отказ от проведения мероприятия в четверг или пятницу может дать до 40% экономии. К тому же, вы гарантированно получите больший выбор свободных площадок и артистов.

Другой фактор – это форма подачи еды. Фуршетная подача всегда дешевле, чем банкетная. Причем экономия может достигать 30%. Если вы не готовы отказываться от сидячего формата, то рассмотрите формат фуршета с рассадкой – когда еда подаётся мелкими порциями на фуршетной линии, но для гостей организованы столы для рассадки. Такой формат тоже обычно выходит дешевле за счет более оптимального меню. К тому же, фуршет с рассадкой предполагает большую динамику гостей – все перемещаются, общаются, это более "живой" формат, чем классический банкет.

Таким образом, невероятной экономии можно достичь, если организовать не банкет в пятницу, а фуршет в четверг. Мы иногда сталкиваемся с мнением о том, что на фуршете гости не наедаются. Это не правда – проблема не в формате, а в количестве еды. Поверьте, в формате фуршета можно подать большое количество еды так, чтобы гости не уходили голодные. К тому же, количество подач и смен блюд может быть в разы больше, чем при банкете.

3. Уход от праздников с алкоголем в пользу семейных и детских событий

Современный тренд – вовлечение семьи сотрудника в его работу, знакомство с коллективом, офисом и задачами. Все чаще компании устраивают family-day с приглашением в офис детей своих сотрудников. Считается, что такие мероприятия хорошо сказываются на лояльности и атмосфере в коллективе. Возвращаясь к теме экономии при организации мероприятий, хорошим ходом будет делать не вечернее мероприятие с алкоголем, а утреннее или дневное – с приглашением семей и детей сотрудников.

Спартакиада, family-day, новогодняя ёлка – любое событие в компании можно переформатировать под дневное безалкогольное мероприятие. А если мероприятие дневное, не подразумевает тяжелого массивного меню, не требует алкоголя, то экономия на формате получается очень существенная. При этом достигается целый ряд внутрикоммуникационных задач. Так что смело проводите летом не стандартный выезд в загородный клуб, а семейное мероприятие – и вы всегда сможете защитить бюджет перед руководством.

4. Мероприятие "всё-в-одном"

Есть такие мероприятия, которые являются событием сами по себе. Самое очевидное – это поход в театр. Большинство людей – и у меня в семье, в том числе – готовятся к походу в театр заранее: освобождают вечер, одеваются, изучают программку, может быть, планируют ужин в ресторане до или после театра. Точно так же отреагирует на поход в театр вся ваша большая компания: будут долго готовиться, обсуждать, выбирать наряд, дискутировать относительно профессионализма актёров. Поход в театр – это красивое светское событие, и чем более светский и известный театр, тем больше красоты и глубины в таком событии. А самое интересное – это то, что удельная стоимость коллективного похода в театр на одного вашего сотрудника будет в 2-3 раза ниже, чем организация банкета с шоу-программой. К тому же, театральные залы продаются целиком, так что чем больше гостей вы туда приведете, тем дешевле вам обойдется мероприятие.

Ну и конечно, чтобы событие стало совсем праздничным, нужно его красиво завернуть: подготовить афиши, пригласительные билеты, заявить дресс-код, напечатать программки и угостить сотрудников очень легким праздничным фуршетом в фойе – ну ведь не наедаться же мы пришли в театр. Подобных форматов "сам в себе" множество: это и цирк (а в цирке на пр-те Вернадского, к примеру, помещается больше 3000 человек!), и аквапарк, и океанариум, и развлекательные центры с обилием игровых автоматов, боулингом, аттракционами и караоке под одной крышей. Покупая такую площадку целиком, вы получаете сразу и аренду, и питание – и шоу-программу. Это потрясающая экономия. И, кстати, это будет очень неожиданно для ваших сотрудников: ну кто откажется сходить на новогодний вечер в оперу за счет компании?..

5. Разделение бюджета и использование эксклюзивных возможностей

В последнее время многие крупные культурные события стали предлагать специальные решения для организации корпоративных мероприятий. например, один из музыкальных фестивалей в этом году вводит решение для компаний-партнеров по проведению корпоративных мероприятий на льготных условиях: в отдельных зонах фестиваля, с доступом к сцене, с большим дисконтом относительно стандартной цены входных билетов.

То есть, если вы спонсируете такое мероприятие, то у вас есть возможность провести летний корпоратив в рамках фестиваля и сэкономить на развлекательной программе! Аналогично поступают спортивные турниры, команды и площадки, концерты, музеи, городские фестивали. Если ваша компания является партнером какого-то события или явления – то вы можете подумать о специальных условиях проведения регулярного корпоративного мероприятия в рамках спонсируемого события.

Есть и другие варианты экономии, и хорошее агентство всегда их предложит. Можно провести спортивный праздник (спартакиада, "Последний герой", регата) вместо обычного летнего выезда, сэкономив на еде, алкоголе и развлекательной программе. Для небольших компаний доступен вариант специфических узкопрофильных площадок с экономией на развлечении: картинг, кёрлинг, огнестрельный тир, ранчо и многие другие – где срабатывает эффект экономии за счет недорогой программы и питания, которое не претендует на суперпраздничный стол, но при этом ни у кого не возникнет недовольства. В конце концов, есть просто недорогие концепции, как, например, формат "рок-вечеринки" - пиво вместо вина, рок-клуб вместо банкетного зала и недорогие артисты вместо артистов из "Голоса". И, главное, – всё будет очень логично и доступно для вашей аудитории.

Главное, чего нельзя делать – это нарушать баланс в стоимости мероприятия. Нельзя потратить 90% бюджета на еду и пригласить очень плохих артистов. Нельзя оставить гостей голодными, но показать им выступление звезд эстрады. Соответствие ожиданиями, здравый смысл и внимательное отношение к интересам вашей целевой аудитории – важные элементы подготовки события.

Впервые опубликовано на HR-tv.ru

Автор: Игорь Полонский Подготовлено специально для directorscut.ru