09 июля 2018
КАК СДЕЛАТЬ КОНФЕРЕНЦИЮ ВКУСНЫМ ИНФОПОВОДОМ? ПОЛЬЗА ПРОГРАММНОЙ ДИРЕКЦИИ
Назад

Информационное партнерство, медиа-сотрудничество, бартер – слова, которые наводят ужас и на PR-специалиста, и на журналиста. Первые понимают, что их ждут долгие уговоры, изобретение «плюшек» и бесконечных медиа-китов, а вторые знают, что теперь их будут мучить глупыми вопросами из серии: «Ну что, вы напишете про нас?», «А вы точно придёте? У нас же фуршет, и обед, и пакет с материалами для вас». В общем, обе стороны знают, что будет весело, суетно и, скорее всего, очень непросто. Так думают и 80% pr-менеджеров и журналистов, которым приходится работать в сложном, но крайне интересном поле конференционного пиара.

Давайте разбираться.

Из чего состоит любая отраслевая конференция и что в ней может быть вкусного для media и коммуникатора?

Чтобы конференция максимально заинтересовала СМИ, важно провести тщательную работу со всеми участниками ее внутренней кухни: программной дирекцией, отделом по продажам и работе со спонсорами, технической дирекцией.

Именно в рабочем цехе нужно искать всё то, что позволяет успешно и плодотворно взаимодействовать с журналистами на мероприятии, получать хорошие результаты мониторинга и увидеть название своей конференции в публикациях и на экране телевизора.

Итак, сегодня знакомимся с первым участником внутренней кухни конференции: программная дирекция/программный директор.

Это может быть как целый отдел, так и один человек, который совмещает в себе несколько функций: контент-менеджера, аналитика и менеджера по работе со спикерами.

Что интересует СМИ в спикере конференции?

- Финансовые показатели компании
- Любые перемены в руководящем составе
- Производственные показатели в процентном соотношении по сравнению с предыдущими отчетными периодами
- Планы на будущее
- Любые конфликтные/кризисные ситуации, которые компания преодолевала/преодолевает в данный период

 

Заметьте, в вышеперечисленных пунктах не упомянуты вопросы о теме выступления на данной конференции или причинах участия компании в данном мероприятии, а именно этого обычно ждут от пиарщика руководитель проекта Конференции и генеральный директор event-агентства.

Программная дирекция - это место, где коммуникатор может получить самые сливки для формирования пула информационных поводов для СМИ. Здесь и выступающие, которые сами по себе могут привлечь на мероприятие журналиста, и тематика выступлений, где журналисты могут увидеть “скрытую” сенсацию. В общем, есть чем полакомиться.

Что надо делать? 

Важные моменты, которые упускают все пиарщики при работе со спикерами конференции:

1.

Как только подтвердился тот или иной выступающий в рамках программы конференции, нужно бежать со всех ног к программному директору и умолять его дать контактный номер телефона либо самого докладчика, либо его пресс-секретаря!

Кто, как не пресс-секретарь, поймет ваши цели и задачи? Именно с пресс-секретарём вы сможете наметить “правильный” Q&A, который будет выгоден и вам, и представителю компании. Сотрудничая с пресс-секретарями или менеджерами по связям с общественностью, вы сможете «вставить» в выступление спикера название конференции, причины, по которым компании интересно и важно находиться на данной отраслевой площадке, тем самым повысив возможность попадания информации о конференции в последующие публикации.

2.

Попросить у представителя компании, от которой выступает спикер, медиа-кит компании и получить разрешение использовать его на сайте конференции.

Что это вам даст? Во-первых, журналисты смогут заранее ознакомиться с общей информацией и прислать вам вопросы, которые они хотели бы задать спикеру на конференции, что позволит вам подготовиться самим и подготовить спикера. Важно понимать, что за репутацию спикера на вашем мероприятии отвечает не только его менеджер по связям с общественностью, но и вы.

Во-вторых, на основе медиа-кита компании вы можете подготовить пресс-релиз «до» мероприятия и выпустить его в новостной ленте на сайте конференции, разослать по отраслевой базе СМИ. Главное, не забудьте согласовать материал, так как профессиональное уважение к работе друг друга еще никто не отменял.

3.

Еще один скрытый информационный повод, который обычно никто не видит – это новостные поводы самой компании. Что имеется в виду?

Поинтересуйтесь у менеджера по коммуникациям, не планирует ли компания в ближайшее время заключение крупных контрактов с другими игроками отраслевого рынка или, скажем, вывод на рынок нового продукта или услуги?

Почему бы не объединить усилия и, например, не подписать соглашение в рамках конференции или не провести пресс-подход по любому из будущих информационных поводов?

Грамотный и опытный коммуникатор всегда увидит в этом не только отличный повод для сотрудничества, но и возможность “засветить” свой пресс-вол в кадре телевизионных СМИ, а это еще один способ получить упоминание о мероприятии в прессе.

Главный вывод в работе с программной дирекцией – это не бояться просить контакты и помощи в налаживании мостов с менеджером компании, от которой выступает спикер.

Как правило, вы всегда сможете найти общие точки соприкосновения и получить максимум информационного выхлопа, работая в команде, а не сочиняя сухие и неинтересные пресс-релизы на тему “У нас подтвердился спикер, который расскажет о…”.

Анастасия Полонская,

PR-консультант event-агентства «Режиссерская версия»

Подготовлено специально для портала Event Live 

Другие статьи

Компании, в которых развита корпоративная культура, где есть традиция отмечать важные события крупными внутренними мероприятиями, испытывают все больше сложностей с организацией новогодних праздников. Пятнадцать, двадцать лет подряд устраивать корпоративные мероприятия для своих сотрудников – это сложно, требует большого внутреннего ресурса. Идеи небесконечны и крупным компаниям требуется всё больше внутреннего и внешнего креатива для разработки таких событий.

Так получилось, что уже больше десяти лет я участвую в организации деловых мероприятий для компаний рынка товаров для взрослых: производителей и поставщиков продукции, которая традиционно продаётся в секс-шопах. В 2004-2006 годах я работал в пресс-службе выставки «Эрос Москва», а в 2013 году нашим клиентом стала компания, входящая в ТОП-3 крупнейших дистрибьюторов товаров для взрослых в России.

Мы часто заблуждаемся, думая, что лучше клиента знаем, как делать то или иное мероприятие. Мол, у нас богатый опыт, мы больше видели, и вообще, мы — эксперты. Но здесь нас может подстерегать ошибка, ведь наш клиент может быть сильнее прокачен в организации конкретного типа мероприятий, которые он проводит часто и успешно. И знаете, что? Пора себе признаться: нам есть, что взять у клиентов на вооружение!

Для ивент-бизнеса очень важно наладить процесс передачи накопленного опыта от старших сотрудников к младшим. Чем опытнее сотрудник, тем меньше он обычно времени проводит за практической реализацией проектов и тем больше занимается концептуальными разработками, креативом, стратегическим управлением проектами или клиентскими отношениями. А практическая реализация отдается младшим сотрудникам: ассистентам, джуниорам, менеджерам. Именно тут кроется главная опасность: новичок может совершить банальные ошибки, из-за которых пострадает столь ценная репутация агентства. И чтобы качество проектов не падало, важно иметь системный процесс обучения и передачи знаний новичкам. Фактически, это жизненно важный бизнес-процесс, влияющий на стабильность качества и рост бизнеса. У нас есть несколько инструментов, которые мы традиционно применяем.

Принимая участие во многих конференциях в качестве модератора и ведущего, я стал замечать некоторые организационные недостатки, которые мешают деловому событию стать ярким и интересным. Да, контент конференции – это одна из важных составляющих ее полезности и успеха, но ведь можно организовать мероприятие так, чтобы гостям было не только полезно, но и приятно проводить там время. Бытовой комфорт, неформальность, элемент праздника – это то, чего сильно не хватает нашим деловым событиям.

Не знаю, у всех ли ивент-менеджеров возникает такое чувство, но у меня – регулярно. Сложно описать, но это что-то вроде дихотомии самовосприятия: твои ежедневные профессиональные задачи и проблемы никак не вяжутся с тем, как твою профессию воспринимают окружающие люди. Еще пару лет назад моя бабушка предлагала мне «заняться каким-нибудь бизнесом», хотя у нас уже было действующее агентство, офис, мы платили налоги. До сих пор мне сложно объяснить людям в неформальном общении, чем именно мы занимаемся и что организация мероприятий – целая отрасль.

Корпоративное мероприятие сегодня очень сильно меняется. И дело не в изменении бюджетов или трендов. Внутренние события в компании подчиняются логике любого экономического процесса – они должны становиться эффективными. Любой бизнес стремится к увеличению эффективности, и каждый элемент бизнеса или компании должен приносить максимальную пользу, приносить возврат от инвестиций, давать ощутимый эффект в выручке, лояльности клиентов и сотрудников, узнаваемости и восприятии бренда. В том виде, в котором существовали корпоративные мероприятия еще 5-7 лет назад, не было ни эффективности, ни позитива для бизнеса. Сегодня все поменялось.

Церемония награждения — один из самых любимых форматов многих event-менеджеров. Тут нет места для пустой болтовни, ведущим не нужно придумывать конкурсы, чтобы разбавить шоу, в организации не должно оставаться места для неподготовленных сюрпризов и открытий. Четкость логистики и детальность сценария здесь важнее креатива и оформления. Церемония награждения — очень строгий формат мероприятия, а проблемы у всех организаторов одни и те же: как удержать внимание зрителей и как не испортить минуту славы победителям.