Давайте разбираться.

Из чего состоит любая отраслевая конференция и что в ней может быть вкусного для media и коммуникатора?

Чтобы конференция максимально заинтересовала СМИ, важно провести тщательную работу со всеми участниками ее внутренней кухни: программной дирекцией, отделом по продажам и работе со спонсорами, технической дирекцией.

Именно в рабочем цехе нужно искать всё то, что позволяет успешно и плодотворно взаимодействовать с журналистами на мероприятии, получать хорошие результаты мониторинга и увидеть название своей конференции в публикациях и на экране телевизора.

Итак, сегодня знакомимся с первым участником внутренней кухни конференции: программная дирекция/программный директор.

Это может быть как целый отдел, так и один человек, который совмещает в себе несколько функций: контент-менеджера, аналитика и менеджера по работе со спикерами.

Что интересует СМИ в спикере конференции?

- Финансовые показатели компании
- Любые перемены в руководящем составе
- Производственные показатели в процентном соотношении по сравнению с предыдущими отчетными периодами
- Планы на будущее
- Любые конфликтные/кризисные ситуации, которые компания преодолевала/преодолевает в данный период

 

Заметьте, в вышеперечисленных пунктах не упомянуты вопросы о теме выступления на данной конференции или причинах участия компании в данном мероприятии, а именно этого обычно ждут от пиарщика руководитель проекта Конференции и генеральный директор event-агентства.

Программная дирекция - это место, где коммуникатор может получить самые сливки для формирования пула информационных поводов для СМИ. Здесь и выступающие, которые сами по себе могут привлечь на мероприятие журналиста, и тематика выступлений, где журналисты могут увидеть “скрытую” сенсацию. В общем, есть чем полакомиться.

Что надо делать? 

Важные моменты, которые упускают все пиарщики при работе со спикерами конференции:

1.

Как только подтвердился тот или иной выступающий в рамках программы конференции, нужно бежать со всех ног к программному директору и умолять его дать контактный номер телефона либо самого докладчика, либо его пресс-секретаря!

Кто, как не пресс-секретарь, поймет ваши цели и задачи? Именно с пресс-секретарём вы сможете наметить “правильный” Q&A, который будет выгоден и вам, и представителю компании. Сотрудничая с пресс-секретарями или менеджерами по связям с общественностью, вы сможете «вставить» в выступление спикера название конференции, причины, по которым компании интересно и важно находиться на данной отраслевой площадке, тем самым повысив возможность попадания информации о конференции в последующие публикации.

2.

Попросить у представителя компании, от которой выступает спикер, медиа-кит компании и получить разрешение использовать его на сайте конференции.

Что это вам даст? Во-первых, журналисты смогут заранее ознакомиться с общей информацией и прислать вам вопросы, которые они хотели бы задать спикеру на конференции, что позволит вам подготовиться самим и подготовить спикера. Важно понимать, что за репутацию спикера на вашем мероприятии отвечает не только его менеджер по связям с общественностью, но и вы.

Во-вторых, на основе медиа-кита компании вы можете подготовить пресс-релиз «до» мероприятия и выпустить его в новостной ленте на сайте конференции, разослать по отраслевой базе СМИ. Главное, не забудьте согласовать материал, так как профессиональное уважение к работе друг друга еще никто не отменял.

3.

Еще один скрытый информационный повод, который обычно никто не видит – это новостные поводы самой компании. Что имеется в виду?

Поинтересуйтесь у менеджера по коммуникациям, не планирует ли компания в ближайшее время заключение крупных контрактов с другими игроками отраслевого рынка или, скажем, вывод на рынок нового продукта или услуги?

Почему бы не объединить усилия и, например, не подписать соглашение в рамках конференции или не провести пресс-подход по любому из будущих информационных поводов?

Грамотный и опытный коммуникатор всегда увидит в этом не только отличный повод для сотрудничества, но и возможность “засветить” свой пресс-вол в кадре телевизионных СМИ, а это еще один способ получить упоминание о мероприятии в прессе.

Главный вывод в работе с программной дирекцией – это не бояться просить контакты и помощи в налаживании мостов с менеджером компании, от которой выступает спикер.

Как правило, вы всегда сможете найти общие точки соприкосновения и получить максимум информационного выхлопа, работая в команде, а не сочиняя сухие и неинтересные пресс-релизы на тему “У нас подтвердился спикер, который расскажет о…”.

Анастасия Полонская,

PR-консультант event-агентства «Режиссерская версия»

Подготовлено специально для портала Event Live